Koniec specustawy ukraińskiej – co to oznacza dla pracodawców
19 lutego 2026 r. Prezydent podpisał ustawę wygaszającą rozwiązania tzw. specustawy ukraińskiej. Nowe przepisy mają wejść w życie 5 marca 2026 r., co w praktyce oznacza przejście z rozwiązań nadzwyczajnych obowiązujących od 2022 r. do zasad systemowych dotyczących cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej.
Dla pracodawców kluczowe jest to, że zmiana ma uporządkować podstawy prawne legalnego pobytu i pracy bez tworzenia luki, która mogłaby powodować przerwy w zatrudnieniu. Najbliższe dni warto wykorzystać na weryfikację dokumentacji oraz dostosowanie procedur kadrowo-płacowych do nowych reguł.
Dlaczego zmiana ma znaczenie dla pracodawców
Wiele organizacji przez ostatnie lata opierało zatrudnianie obywateli Ukrainy na ułatwieniach specustawy i uproszczonych obowiązkach administracyjnych.
Wygaszanie tych rozwiązań nie oznacza automatycznie konieczności wymiany podstaw zatrudnienia z dnia na dzień, ale zwiększa znaczenie:
- spójnej ewidencji statusów pobytowych i tytułów do pracy,
- kontroli terminów i obowiązków notyfikacyjnych,
- oceny ryzyk w sytuacjach nietypowych (zmiana warunków pracy, delegowanie, dłuższe wyjazdy).
Największe ryzyko zwykle nie wynika z samej treści przepisów, tylko z braku systemu, który pozwala zarządzać legalnością zatrudnienia w sposób powtarzalny i możliwy do wykazania w razie kontroli.
Co zmienia się od 5 marca 2026 r. – najważniejsze kwestie dla firm
1) Przejście na rozwiązania systemowe dla ochrony czasowej
Ustawa wygaszająca ma odejść od odrębnego reżimu prawnego dedykowanego wyłącznie obywatelom Ukrainy i osadzić kluczowe mechanizmy w przepisach systemowych dotyczących ochrony czasowej. W praktyce oznacza to, że w procedurach HR i wewnętrznych standardach zgodności należy w większym stopniu oprzeć się na weryfikacji podstaw pobytu i pracy (statusie pobytowym oraz uprawnieniu do wykonywania pracy) – tak jak w przypadku innych cudzoziemców.
2) Ciągłość zatrudnienia i ochrona dotychczasowych działań
Z perspektywy pracodawców istotne jest to, że regulacje mają zapewnić ciągłość skutków działań podjętych przed 5 marca 2026 r. (w tym złożonych powiadomień). To ogranicza ryzyko nagłych przerw w zatrudnieniu, ale nie zwalnia firmy z obowiązku porządkowania danych i dokumentów.
3) Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy – obowiązek administracyjny i sankcje
Ustawa przewiduje utrzymanie mechanizmu powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy jako uproszczonej ścieżki dostępu do rynku pracy dla obywateli Ukrainy korzystających z ochrony czasowej. Jednocześnie w okresie przejściowym powiadomienia mają mieć zastosowanie także do powierzenia pracy obywatelom Ukrainy legalnie przebywającym w Polsce.
Niedopełnienie obowiązku powiadomienia nie ma przesądzać o nielegalności powierzenia pracy, ale ma być zagrożone grzywną w wysokości od 1 000 do 3 000 zł. Dla firm oznacza to, że ryzyko przesuwa się w stronę zgodności administracyjnej i jakości procesów (terminowość, kompletność danych, spójność informacji z umową i rzeczywistymi warunkami pracy).
4) Delegowania i dłuższe wyjazdy służbowe – istotne ryzyko dla beneficjentów ochrony czasowej
Ustawa przewiduje wygaśnięcie ochrony czasowej u beneficjentów ochrony czasowej w przypadku opuszczenia terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni. W praktyce oznacza to, że delegowanie pracownika korzystającego z ochrony czasowej (lub dłuższa praca poza Polską u klienta) wymaga wcześniejszej analizy – w przeciwnym razie może dojść do utraty statusu i konieczności przejścia na inny tytuł pobytowy.
Co pozostaje i jak planować działania na 2026–2027
Ochrona czasowa – horyzont planowania
Ustawa zakłada utrzymanie ochrony czasowej do 4 marca 2027 r. Dla pracodawców to ważny horyzont operacyjny: daje czas na planowanie docelowych rozwiązań pobytowych u części pracowników (np. w kierunku zezwoleń pobytowych), bez presji działań realizowanych w trybie pilnym.
PESEL UKR i potwierdzanie statusu – znaczenie dla procesów kadrowych
W praktyce kadrowej kluczowe pozostaje oparcie działań pracodawcy na rzetelnej weryfikacji podstaw pobytu oraz dokumentów potwierdzających objęcie ochroną czasową. Należy przy tym uwzględnić, że ustawa doprecyzowuje wymogi formalne w wybranych sytuacjach, w tym przypadki wymagające dodatkowego potwierdzenia tożsamości w urzędzie gminy. W konsekwencji procedury stosowane przy nawiązywaniu zatrudnienia oraz w toku trwania stosunku pracy powinny zostać dostosowane tak, aby zapewnić spójność dokumentacji i ograniczyć ryzyka po stronie pracodawcy.
Główne wyzwania organizacyjne po stronie pracodawców
W okresie zmian przepisów najczęściej ujawniają się braki organizacyjne i proceduralne, w szczególności:
- brak centralnej ewidencji statusów pobytowych oraz terminów ważności dokumentów,
- niespójność danych pomiędzy działem HR, przełożonymi oraz obszarem kadr i płac (np. stanowisko, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy),
- brak jednolitego standardu oceny, czy zmiana warunków zatrudnienia wymaga podjęcia dodatkowych działań w zakresie legalizacji pracy lub pobytu,
- delegowania i wyjazdy służbowe realizowane bez uprzedniej weryfikacji wpływu na status ochrony czasowej,
- komunikacja z pracownikami prowadzona doraźnie, bez jasno przypisanych ról i odpowiedzialności.
Konsekwencje obejmują nie tylko ryzyko sankcji, lecz także ryzyka operacyjne: przerwy w legalnym zatrudnieniu, napięcia w zespołach, wzrost rotacji oraz koszty działań korygujących.
Jak przygotować organizację przed 5 marca 2026 r.
1) Przegląd statusów pobytowych i tytułów do pracy
- identyfikacja pracowników korzystających z ochrony czasowej oraz osób na innych tytułach pobytowych,
- przegląd dokumentów w aktach i spójności danych w systemach HR/payroll,
- wskazanie grup podwyższonego ryzyka (delegowania, niejasne statusy, brak ciągłości dokumentacji).
2) Ustandaryzowanie procesu powiadomień i zmian w zatrudnieniu
- jasne role: kto składa powiadomienia i kto je weryfikuje,
- standard danych wejściowych (spójny opis stanowiska/warunków pracy),
- procedura postępowania przy zmianie warunków pracy, aby nie generować ryzyk legalizacyjnych.
3) Polityka delegowań dla osób objętych ochroną czasową
- obowiązkowa weryfikacja każdej delegacji/wyjazdu pod kątem ryzyka przekroczenia 30 dni poza Polską,
- w razie potrzeby – wcześniejsze planowanie alternatywnej podstawy pobytu i pracy.
4) Komunikacja wewnętrzna ograniczająca rotację
- krótka informacja dla menedżerów i pracowników: co się zmienia, jak firma działa, gdzie zgłaszać wyjazdy i zmiany,
- stały punkt kontaktu w organizacji odpowiedzialny za spójność komunikacji.
Jeżeli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz uporządkować procesy po stronie pracodawcy, getsix® może wesprzeć w legalizacji pobytu i pracy oraz w bieżącej obsłudze kadr i płac.
Koniec specustawy ukraińskiej nie musi oznaczać destabilizacji zatrudnienia, ale wymaga przygotowania procesowego. Firmy powinny skoncentrować się na praktycznych działaniach: przeglądzie statusów, jakości powiadomień, kontroli delegowań oraz spójności danych HR i payroll. To podejście minimalizuje ryzyko kar, przerw w zatrudnieniu i problemów w razie kontroli.
Podstawa prawna
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA NARON
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix
***
