PIP przekształci umowy cywilnoprawne w etat? Projekt ustawy – najważniejsze informacje dla pracodawców przed 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ma otrzymać uprawnienie do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę na mocy decyzji administracyjnej. Decyzja ta będzie natychmiast wykonalna, a jej skutki dla pracodawców — zarówno organizacyjne, jak i finansowe — mogą być znaczące. Zaktualizowana wersja projektu z 22 października 2025 r. potwierdza najważniejsze elementy reformy, natomiast podczas spotkania 13 listopada 2025 r. poinformowano o istnieniu trzeciej wersji projektu, która nie została jeszcze upubliczniona.

Dlaczego planowana reforma PIP budzi tak duże emocje?

Obecnie PIP może jedynie kierować sprawy do sądu lub wnioskować o zmianę umowy. Projekt nowelizacji zakłada, że inspektor pracy stanie się organem, który w sposób administracyjny — szybki i bez udziału sądu na pierwszym etapie — ustala istnienie stosunku pracy.

Dla przedsiębiorców oznacza to, że forma współpracy z osobami wykonującymi pracę będzie oceniana przede wszystkim przez pryzmat faktycznego sposobu jej wykonywania, nie nazwy umowy.

W tak dynamicznej sytuacji prawnej wielu przedsiębiorców już dziś decyduje się na audyt modeli współpracy oraz przegląd dokumentacji kadrowej. Zespół kadrowo-płacowy getsix® wspiera firmy w ocenie ryzyk związanych z kwalifikacją umów, analizie procesów oraz przygotowaniu organizacji do ewentualnych kontroli PIP. Skontaktuj się z nami.

Najważniejsze założenia projektu z 22 października 2025 r.

1. Decyzja PIP o ustaleniu stosunku pracy

Inspektor będzie mógł stwierdzić istnienie stosunku pracy, jeżeli praca jest wykonywana w warunkach określonych w art. 22 § 1 k.p.: podporządkowanie, określone miejsce i czas, odpłatność, wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy.

W decyzji znajdą się m.in.:

• rodzaj umowy o pracę,
• data zawarcia i rozpoczęcia pracy,
• rodzaj pracy,
• miejsce wykonywania,
• wymiar czasu pracy,
• wysokość wynagrodzenia.

Jeżeli z zebranych dowodów nie da się ustalić niektórych parametrów, projekt przewiduje domniemania takie jak pełny etat, umowa na czas nieokreślony czy wynagrodzenie minimalne.

2. Przekształcenie różnych form współpracy

Decyzja może obejmować:

• umowy zlecenia,
• umowy o dzieło,
• kontrakty B2B,
• kontrakty menedżerskie,
• sytuacje świadczenia pracy bez formalnej umowy.

W każdym przypadku kluczowe jest to, jak praca jest faktycznie wykonywana, a nie jak nazwano umowę.

3. Natychmiastowa wykonalność

Decyzja inspektora będzie wykonywana od razu, mimo wniesienia odwołania. Dotyczy to bieżących obowiązków kadrowych, ubezpieczeniowych i podatkowych powstałych od dnia doręczenia decyzji.

Skutki wsteczne (podatkowe czy składkowe) powstaną dopiero po uprawomocnieniu decyzji, jednak bieg przedawnienia zostanie zawieszony.

4. Skutki wsteczne do momentu rozpoczęcia współpracy

Inspektor będzie mógł wskazać moment, od którego rzeczywiście istniał stosunek pracy, niezależnie od tego, kiedy wyda decyzję.

5. Cyfrowe kontrole

Projekt przewiduje:

• kontrole zdalne,
• zdalne przesłuchania,
• elektroniczne protokoły i dokumenty,
• możliwość zdalnych oględzin miejsca pracy,
• szeroką wymianę danych PIP–ZUS–KAS.

To oznacza, że proces kontrolny w wielu przypadkach może odbywać się bez fizycznej wizyty inspektora.

6. Wyższe kary

Projekt zakłada podwyższenie kar:

• grzywny za wykroczenia z art. 281 k.p. — do 60 000 zł,
• mandaty do 5000 zł, a przy recydywie do 10 000 zł.

7. Nowy tryb odwoławczy

Procedura odwoławcza będzie przebiegać dwuetapowo:

1. odwołanie do GIP,
2. następnie — odwołanie do sądu pracy.

GIP otrzyma możliwość autokontroli, czyli zmiany decyzji bez kierowania sprawy do sądu.

Trzecia wersja projektu z 13 listopada 2025 r.

Spotkanie partnerów społecznych z MRPiPS pokazało, że reforma wciąż ewoluuje. Ministerstwo poinformowało, że istnieje trzecia wersja projektu – jednak nie została ona udostępniona pracodawcom ani publicznie. Konsultacje odbyły się bez przedstawienia dokumentu, co spotkało się z ostrą krytyką strony pracodawców.

Jakie zmiany ogłoszono jedynie ustnie?

1. Okres wsteczny ograniczony do 3 lat.

To zmniejsza ryzyko dla firm, choć nadal oznacza istotną odpowiedzialność.

2. Możliwość uchylenia rygoru natychmiastowej wykonalności – przez GIP lub sąd.

To ważne zabezpieczenie dla przedsiębiorców w przypadku spornych spraw.

3. Doprecyzowanie odpowiedzialności odszkodowawczej za błędne decyzje.

Umożliwi dochodzenie roszczeń od Skarbu Państwa.

4. Przywrócenie możliwości kierowania powództw przez PIP do sądu.

Inspektor będzie mógł wybrać:
– albo wydać decyzję,
– albo złożyć pozew o ustalenie stosunku pracy.

Pracodawcy wskazali, że brak udostępnienia tekstu projektu przed rozmowami narusza zasady dialogu społecznego, czego wyrazem była jednoznaczna odmowa dalszego udziału w konsultacjach.

Przykład z praktyki – jak może wyglądać kontrola PIP w 2026 r.?

Wiele firm opiera współpracę na modelu B2B, szczególnie w branży IT. Poniższy przykład pokazuje, jak w świetle projektowanych przepisów może wyglądać kontrola PIP po wejściu zmian w życie.

Firma IT współpracuje z zespołem programistów B2B. Programiści świadczą usługi w stałych godzinach, korzystają z firmowego sprzętu, wykonują zadania pod nadzorem managera i uczestniczą w codziennych spotkaniach operacyjnych.

W 2026 r. PIP przeprowadza kontrolę zdalną, korzystając z rozwiązań przewidzianych w projekcie:

• żąda udostępnienia dokumentacji elektronicznej,
• analizuje harmonogramy prac, historię komunikacji i sposób nadzoru nad wykonywanymi zadaniami,
• zestawia dane z innymi instytucjami (zgodnie z projektem dotyczącym wymiany informacji PIP–ZUS–KAS),
• przesłuchuje zdalnie managera oraz osoby wykonujące pracę.

W efekcie inspektor ocenia, że w przypadku części współpracowników występują cechy właściwe stosunkowi pracy, takie jak: podporządkowanie kierownicze, określone godziny pracy i wykonywanie zadań w sposób zbliżony do pracowniczego.

Na tej podstawie może wydać decyzję administracyjną o ustaleniu istnienia stosunku pracy — z parametrami wynikającymi z projektu (np. pełny etat, czas nieokreślony, wynagrodzenie ustalone na podstawie dostępnych danych).

Z chwilą doręczenia decyzji firmę obejmują bieżące obowiązki pracodawcy, w tym:

• prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń,
• wypłata wynagrodzenia na zasadach określonych w decyzji,
• stosowanie przepisów o czasie pracy i urlopach.

Odwołanie nie wstrzymuje wykonania decyzji — zgodnie z projektem — natomiast sąd lub GIP mogą uchylić rygor natychmiastowej wykonalności (informacja z 13 listopada).

Jak przedsiębiorcy mogą przygotować się na nadchodzące zmiany?

W oparciu o treść projektu oraz jego cel, wiele firm już teraz analizuje swoje procesy, aby ograniczyć ryzyka związane z błędną kwalifikacją umów. W praktyce oznacza to m.in.:

1. Przegląd obowiązujących modeli współpracy

Warto przyjrzeć się, czy sposób wykonywania pracy przez zleceniobiorców lub współpracowników B2B nie odpowiada realnie stosunkowi pracy.

2. Weryfikację zgodności deklarowanych zasad współpracy z praktyką

Projekt jednoznacznie wskazuje na znaczenie faktycznego sposobu wykonywania zadań.

3. Uporządkowanie dokumentacji i cyfryzację zasobów

Kontrole zdalne będą możliwe, dlatego dokumenty powinny być łatwo dostępne w formie elektronicznej.

4. Zapewnienie spójnej komunikacji w organizacji

Wiele ustaleń inspektorów opiera się na tym, jak sposób pracy opisują osoby ją nadzorujące.

5. Monitorowanie procesu legislacyjnego

Projekty zmieniają się dynamicznie, a trzecia wersja ustawy nie została jeszcze ujawniona.

W praktyce wielu pracodawców decyduje się powierzyć te zadania zewnętrznym specjalistom. getsix® oferuje wsparcie w obszarze kadr i płac, audytów umów cywilnoprawnych oraz analizy procesów HR pod kątem zgodności z prawem pracy. Pomagamy firmom przygotować dokumentację, uporządkować modele współpracy oraz wdrożyć rozwiązania minimalizujące ryzyko zakwestionowania umów przez PIP po wejściu nowych przepisów.

Reforma ustawy o PIP może prowadzić do znaczącego wzmocnienia roli inspekcji pracy i zmiany sposobu oceny form zatrudnienia. Projekt z 22 października 2025 r. przewiduje szerokie uprawnienia inspektorów, natychmiastową wykonalność decyzji oraz możliwość przekształcania różnych form współpracy w stosunek pracy. Informacje z 13 listopada wskazują, że projekt będzie dalej modyfikowany, m.in. w zakresie skutków wstecznych i rygoru natychmiastowej wykonalności.

Pełny obraz regulacji będzie możliwy dopiero po udostępnieniu trzeciej wersji projektu, jednak przedsiębiorstwa mogą już teraz przygotowywać procesy i dokumentację tak, aby ich organizacja była spójna z wymogami wynikającymi z treści projektu.

Podstawa prawna:

• Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, wersja z 01.09.2025 r.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA NARON
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***