Przejście na estoński CIT wymaga terminowości – nawet niewielkie uchybienie wyklucza z ryczałtu

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to preferencyjna forma opodatkowania, która pozwala ograniczyć obowiązki wobec fiskusa i uprościć księgowość. Korzyści są realne – brak podatku od reinwestowanego zysku, mniej formalności oraz większa płynność finansowa. Jednak przejście na ten model wymaga ścisłego przestrzegania wymogów formalnych – zwłaszcza dotyczących terminowego podpisania sprawozdania finansowego. Uchybienie terminowi, nawet o jeden dzień, skutkuje utratą prawa do ryczałtu.

Przejście na estoński CIT to szansa na uproszczenie rozliczeń i korzystniejsze opodatkowanie. Ale to również pole minowe formalności. Przedsiębiorcy, którzy nie dopełnią jednego z warunków – np. podpiszą sprawozdanie finansowe po terminie – tracą prawo do ryczałtu, nawet jeśli w dobrej wierze złożyli zawiadomienie i rozliczali się jak podatnik estoński. Fiskus jest w tym zakresie bezwzględny, a skutki mogą sięgać kilku lat wstecz.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby przejść na estoński CIT?

Aby skorzystać z estońskiego CIT, konieczne jest spełnienie określonych warunków wskazanych w ustawie o CIT. Obejmują one zarówno kryteria formalne, jak i ograniczenia dotyczące struktury właścicielskiej, charakteru działalności czy zatrudnienia. Spełnienie tych wymogów jest nie tylko warunkiem rozpoczęcia opodatkowania ryczałtem, ale także jego kontynuacji w kolejnych latach. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.

Forma prawna a estoński CIT – kto może skorzystać?

Estoński CIT dostępny jest dla spółek kapitałowych (spółek z o.o. i spółek akcyjnych) oraz – od 2022 r. – dla prostych spółek akcyjnych, których udziałowcami/akcjonariuszami są wyłącznie osoby fizyczne.

Od pewnego czasu estoński CIT mogą również wybrać spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, o ile wszystkie ich udziały (akcje) należą wyłącznie do osób fizycznych.

Struktura udziałów

• Udziałowcami nie mogą być inne osoby prawne (np. spółki).
• Spółka nie może tworzyć podatkowych grup kapitałowych.

Zatrudnienie a CIT estoński – jakie są wymagania?

Spółka powinna zatrudniać co najmniej 3 osoby (poza udziałowcami) na umowę o pracę lub umowy uznawane do kalkulacji tego wymogu.
Dopuszczalne są pewne wyjątki i okresy przejściowe (np. mniejsze zatrudnienie przez pierwsze lata, pod warunkiem stopniowego zwiększania zatrudnienia).

Przychody a CIT estoński

Obecnie nie ma limitu przychodów wyłączającego z estońskiego CIT (początkowo limit przychodów wynosił 100 mln zł, ale został zniesiony).

Dodatkowe wymogi

Spółka musi prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości (pełna księgowość).

Większość przychodów spółki nie powinna pochodzić z działalności finansowej, a inwestycje i zyski zachęca się do reinwestowania (choć formalnie nie ma obowiązku reinwestowania pełnej kwoty zysków, to wpływa to na finalną efektywną stawkę podatku).

Ponadto spółki stosujące Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) nie mogą wybrać estońskiego CIT – to jedna z przeszkód formalnych wynikająca z przepisów.

Spełnienie powyższych warunków to punkt wyjścia. Kluczowa jest jednak również prawidłowa i terminowa dokumentacja procesu przejścia.

Pozostałe wykluczenia

Z estońskiego CIT nie mogą korzystać m.in.: banki, SKOK, podatnicy w upadłości lub likwidacji oraz przedsiębiorcy prowadzący działalność w specjalnych strefach ekonomicznych. Istnieje zatem dodatkowy katalog wyłączeń wynikający z ustawy, o którym należy pamiętać.

Przejście na estoński CIT – dwa scenariusze, dwa zestawy obowiązków

Ustawodawca przewidział dwa możliwe momenty przejścia na estoński CIT – z początkiem roku podatkowego lub w jego trakcie. W zależności od wybranego wariantu, na podatnika nakładane są nieco inne obowiązki formalne i księgowe.

1. Przejście na estoński CIT z początkiem roku podatkowego:

• Zawiadomienie ZAW-RD należy złożyć do końca pierwszego miesiąca nowego roku podatkowego (np. do 31 stycznia, jeśli rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym).
• Nie ma obowiązku wcześniejszego zamykania ksiąg rachunkowych ani sporządzania dodatkowego sprawozdania finansowego.
• Sprawozdanie finansowe za poprzedni rok należy sporządzić i podpisać zgodnie z ogólnymi zasadami ustawy o rachunkowości, czyli w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (zwykle 31 marca).

2. Przejście w trakcie trwającego roku podatkowego:

• Zamknięcie ksiąg rachunkowych musi nastąpić na koniec miesiąca poprzedzającego pierwszy miesiąc opodatkowania ryczałtem.
• Na ten sam dzień należy sporządzić sprawozdanie finansowe, które powinno:
• mieć formę elektroniczną,
• zostać podpisane przez kierownika jednostki i osobę prowadzącą księgi,
• zostać podpisane najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
• Złożenie zawiadomienia ZAW-RD musi nastąpić do końca miesiąca, od którego rozpoczyna się opodatkowanie estońskim CIT.

Interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej – nawet 1 dzień spóźnienia może przekreślić przejście na estoński CIT

Jak wynika z interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej z 14.02.2025 r. (0114-KDIP2-2.4010.675.2024.2.IN), nawet podpisanie sprawozdania dokładnie jeden dzień po terminie przekreśla możliwość zastosowania estońskiego CIT. Fiskus jasno stwierdził, że:

„Samo sporządzenie sprawozdania (bez jego skutecznego podpisania) nie jest wystarczające dla skutecznego wyboru ryczałtu”.

Oznacza to, że podpis stanowi integralny element procesu sporządzania sprawozdania finansowego – nie można go traktować jako formalności.

Przykład:
Dobrze obrazuje to sprawa spółki, która chciała przejść na estoński CIT od lutego. Zamknięcie ksiąg nastąpiło prawidłowo – na 31 stycznia, a sprawozdanie finansowe zostało przygotowane w wymaganym terminie. Problem pojawił się przy podpisie: dokument został podpisany elektronicznie 29 maja, czyli dokładnie dzień po terminie, który mijał 28 maja. Mimo że całe przejście było dobrze udokumentowane i przeprowadzone w dobrej wierze, Krajowa Informacja Skarbowa uznała wybór ryczałtu za nieskuteczny, a spółka utraciła prawo do estońskiego CIT.

Organ wyjaśnił, że złożenie podpisu po terminie oznacza, że sprawozdanie nie zostało sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości – a tym samym nie został spełniony warunek z art. 28j ust. 5 ustawy o CIT.

Ministerstwo Finansów: liczy się data podpisu

Ministerstwo Finansów potwierdziło rygorystyczne podejście w interpretacji ogólnej z 25.01.2024 r. oraz w odpowiedzi na interpelację poselską z 16.01.2025 r. Wskazano, że decydująca jest data podpisu przez wszystkie wymagane osoby, a nie tylko przygotowanie dokumentu.

To podejście potwierdzają też standardy rachunkowości: za datę sporządzenia sprawozdania uważa się dzień złożenia ostatniego podpisu elektronicznego (KSR 14, pkt 3.15).

Co grozi firmom, które przegapiły termin?

Zlekceważenie terminów formalnych, nawet nieumyślne, może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych. W przypadku estońskiego CIT nie chodzi wyłącznie o utratę prawa do ryczałtu, ale również o skutki finansowe wynikające z błędnego rozliczenia:

• rozliczenia prowadzone w formie ryczałtu zostaną uznane za nieprawidłowe – powstaje zaległość podatkowa,
• zaległość może obejmować nawet kilka lat wstecz, jeśli uchybienie zostanie wykryte z opóźnieniem,
• do zaległego podatku doliczone zostaną ustawowe odsetki oraz ewentualne sankcje karnoskarbowe.

Z perspektywy fiskusa nie ma znaczenia, czy naruszenie wynikało z pomyłki czy braku wiedzy – liczy się zgodność z przepisami. Dlatego tak istotne jest, by proces przejścia na estoński CIT był nie tylko zaplanowany, ale również bezbłędnie udokumentowany.

Jak uniknąć błędów?

Aby zminimalizować ryzyko zakwestionowania prawa do opodatkowania ryczałtem, niezbędne jest zachowanie szczególnej staranności na każdym etapie procedury. W praktyce oznacza to konieczność przestrzegania kilku kluczowych zasad organizacyjnych i dokumentacyjnych:

• księgi rachunkowe powinny zostać zamknięte z odpowiednim wyprzedzeniem, a sprawozdanie przygotowane bez zwłoki,
• dokument musi zostać podpisany terminowo przez wszystkie wymagane osoby – kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi,
• harmonogram prac powinien uwzględniać fakt, że upływ terminu przypadający na dzień wolny od pracy nie ulega przesunięciu,
• całość procesu powinna być odpowiednio udokumentowana – w szczególności w zakresie dat złożenia podpisów, złożenia zawiadomienia ZAW-RD oraz ewentualnej korespondencji z organami podatkowymi.

Nawet drobne uchybienia proceduralne mogą skutkować uznaniem wyboru estońskiego CIT za nieskuteczny. Staranność i pełna zgodność z przepisami to warunki niezbędne dla zachowania bezpieczeństwa podatkowego.

Estoński CIT bez wątpienia stanowi atrakcyjną alternatywę dla klasycznego modelu opodatkowania – zwłaszcza dla spółek, które reinwestują zyski i cenią sobie uproszczenia w rozliczeniach podatkowych. Korzyści w postaci odroczenia opodatkowania, mniejszej liczby obowiązków administracyjnych oraz poprawy płynności finansowej są konkretne i wymierne.

Warunki wejścia do systemu oraz jego utrzymania są ściśle określone, a niedopełnienie choćby jednego z nich – zwłaszcza w zakresie terminowego zamknięcia ksiąg i podpisania sprawozdania finansowego – skutkuje całkowitą utratą prawa do opodatkowania ryczałtem.

Dlatego decyzja o przejściu na estoński CIT powinna być poprzedzona rzetelną analizą, odpowiednim zaplanowaniem harmonogramu działań oraz zapewnieniem profesjonalnego wsparcia. Współpraca z doświadczonym doradcą podatkowym oraz zespołem księgowym minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa szansę na pełne wykorzystanie korzyści wynikających z tego modelu opodatkowania.

W przypadku rozważania przejścia na estoński CIT lub potrzeby weryfikacji spełnienia wymogów formalnych, warto skonsultować się z zespołem specjalistów doradztwa podatkowego posiadających doświadczenie w obsłudze tego typu procesów. getsix® oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie analizy warunków, przygotowania dokumentacji oraz zapewnienia zgodności z przepisami – zarówno na etapie wdrożenia, jak i w toku dalszego funkcjonowania w estońskim CIT.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA NARON
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***