Układy zbiorowe na nowych zasadach, ryzyka prawne AI oraz granice zmiany obowiązków pracownika

I. Układy zbiorowe na nowych zasadach

Ustawa z dnia 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych zastąpiła dotychczasowe regulacje zawarte w Kodeksie pracy z 1974 r. Celem jest zwiększenie znaczenia układów zbiorowych oraz ożywienie dialogu społecznego.

Nowe przepisy umożliwiają zawieranie zakładowych i ponadzakładowych układów zbiorowych w zakresie spraw, które nie są bezwzględnie uregulowane w przepisach. Jednocześnie utrzymana została zasada korzystności – postanowienia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż obowiązujące prawo pracy.

Otwarty katalog spraw

Ustawa rozszerza zakres tematów, które mogą być regulowane w układach. Obejmują one m.in. rozwiązania wspierające work-life balance, wykorzystanie nowych technologii (w tym AI), działania na rzecz równości płci, procedury antymobbingowe oraz przeciwdziałanie zagrożeniom psychospołecznym, takim jak stres czy wypalenie zawodowe. To nie jest zamknięta lista. Partnerzy społeczni będą mogli wspólnie ustalić, co chcą uregulować w układzie.

Ustawodawca wprowadził także możliwość skorzystania z pomocy mediatora już na etapie rokowań, co ma usprawnić proces negocjacji.

Zmiany dotyczą także elastyczności obowiązywania układów – mogą być one zawierane na czas określony (z możliwością przedłużenia), jak i nieokreślony. Nowe przepisy pozwalają na zawieranie układów ponadzakładowych przez co najmniej dwóch pracodawców, bez konieczności udziału organizacji pracodawców.

Krajowa ewidencja układów zbiorowych pracy

Zgodnie z ustawą zamiast rejestrowania układów jest przewidziana ich ewidencja – układy i porozumienia zbiorowe mają być zgłaszane do KEUZP wyłącznie w formie elektronicznej.

II. Ryzyka prawne związane z korzystaniem z narzędzi AI

Brak jasnych reguł korzystania z narzędzi AI istotnie zwiększa ryzyka prawne dla organizacji – zarówno w obszarze ochrony danych, tajemnicy przedsiębiorstwa, jak i odpowiedzialności pracowniczej. Określenie zasad korzystania z AI jest elementem skutecznego zarządzania ryzykiem.

Korzystanie z AI a ryzyko ujawnienia danych

Pracownicy sięgają coraz częściej po rozwiązania AI, gdyż narzędzia te umożliwiają bardziej efektywną realizację zadań. W praktyce często nie mają świadomości, że wpisanie danych może oznaczać ich przekazanie poza strukturę organizacji. Ryzyko to dotyczy zwłaszcza sytuacji, gdy przekazywane są informacje kadrowe, fragmenty umów, bazy klientów, zgłoszenia sygnalistów. Wprowadzenie takich informacji może być traktowane jako udostępnienie podmiotowi trzeciemu oraz ich przetwarzanie w warunkach poza kontrolą pracodawcy.

Korzystanie z AI a zwolnienie dyscyplinarne

Samo korzystanie z AI bez wiedzy pracodawcy nie jest wystarczające do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Aby możliwe było zastosowanie trybu dyscyplinarnego, konieczne jest łączne spełnienie przesłanek:

• bezprawności działania pracownika,
• zagrożenia lub naruszenia interesów pracodawcy,
• winy pracownika.

Jeżeli pracownik wiedział lub przy zachowaniu należytej staranności powinien był przewidzieć, że wykorzystując narzędzie AI, narusza obowiązki pracownicze i naraża pracodawcę na skutki prawne, finansowe lub wizerunkowe, jego działanie może zostać uznane za rażące niedbalstwo lub działanie umyślne.

Brak podstaw do zwolnienia dyscyplinarnego nie oznacza braku odpowiedzialności pracownika. Pracodawca może:

• zastosować kary porządkowe,
• rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem,
• dochodzić odszkodowania na podstawie przepisów o odpowiedzialności materialnej pracownika.

W przypadku, gdy dojdzie do ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa, zastosowanie mogą znaleźć przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Ujawnienie tych informacji z naruszeniem przepisów lub zobowiązania (np. wynikającego z regulaminu pracy lub klauzuli poufności) zagrożone jest grzywną, karą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do dwóch lat. Podobne konsekwencje mogą wynikać z naruszenia przepisów RODO.

Odpowiedzialność pracodawcy za korzystanie z AI

Wielu pracodawców przyjmuje, że treści wygenerowane przez AI mogą być wykorzystywane bez weryfikacji. Jest to założenie ryzykowne. Pracodawca co do zasady nabywa autorskie prawa majątkowe do utworów stworzonych przez pracownika w ramach obowiązków służbowych. Nie przesądza to jednak czy materiał wygenerowany przy wsparciu AI spełnia przesłanki utworu ani czy nie narusza praw osób trzecich. Ryzyko naruszenia może pojawić się zarówno w sytuacji wykorzystania cudzych utworów jako danych, jak i przy publikacji treści generowanych przez te systemy, które mogą być zbliżone do chronionych utworów. Warto zatem pamiętać, że jeżeli pracownik wyrządzi szkodę osobie trzeciej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych, odpowiedzialność wobec poszkodowanego ponosi pracodawca. Dopiero po naprawieniu szkody pracodawca może dochodzić od pracownika regresu, przy czym odpowiedzialność pracownika co do zasady jest ograniczona do wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia.

Ocena odpowiedzialności pracownika za korzystanie z AI

Analizując przypadki nieautoryzowanego korzystania z narzędzi AI, pracodawca powinien ustalić m.in.:

• z jakiej wersji narzędzia korzystał pracownik,
• czy system wykorzystywał dane do trenowania modelu lub zapamiętywania rozmów,
• jaki był charakter wprowadzonych danych,
• skalę i częstotliwość naruszenia,
• cel działania pracownika,
• skutki naruszenia.

Różne wersje narzędzi AI zapewniają odmienny poziom ochrony danych. Wersje biznesowe oferują istotnie wyższy poziom bezpieczeństwa.

III. Czy pracownika można przesunąć do każdej pracy? Granice polecenia z art. 42 § 4 Kodeksu pracy

Kodeks pracy dopuszcza możliwość czasowego powierzenia pracownikowi innej pracy niż określona w umowie o pracę. Uprawnienie to nie ma jednak charakteru nieograniczonego. Nawet w sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak zdarzenia losowe czy zakłócenia organizacyjne, pracodawca musi spełnić określone warunki ustawowe.

Powołany przepis jest często wykorzystywany jako narzędzie elastycznego zarządzania personelem, szczególnie w okresach przejściowych trudności organizacyjnych lub zwiększonego zapotrzebowania na pracę w innych obszarach działalności. Jednocześnie jego nieprawidłowe zastosowanie może prowadzić do sporów pracowniczych oraz podważenia decyzji kadrowych pracodawcy przed Sądem Pracy. Dlatego kluczowe znaczenie ma prawidłowa interpretacja przesłanek ustawowych oraz właściwe udokumentowanie przyczyn czasowego powierzenia innej pracy.

Kiedy możliwe jest powierzenie innej pracy

Zgodnie z art. 42 § 4 Kodeksu pracy, wypowiedzenie warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w przypadku powierzenia pracownikowi – w sytuacjach uzasadnionych potrzebami pracodawcy – innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, gdy:

• nie dochodzi do obniżenia wynagrodzenia pracownika,
• powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Celem tej regulacji jest umożliwienie pracodawcy elastycznego reagowania na przejściowe potrzeby organizacyjne, techniczne lub produkcyjne bez konieczności stosowania wypowiedzenia zmieniającego. Polecenie wykonywania innej pracy w tym trybie nie wymaga konsultacji ze związkiem zawodowym.

„Uzasadnione potrzeby pracodawcy”

Przepisy nie definiują, czym są „uzasadnione potrzeby pracodawcy”. W praktyce ich ocena należy do pracodawcy, jednak w razie sporu, to on musi wykazać przed Sądem, że przesłanki zostały spełnione. Za przykładowe sytuacje uzasadniające zastosowanie art. 42 § 4 Kodeksu pracy uznaje się m.in.:

• wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych lub organizacyjnych,
• braki kadrowe wymagające przesunięć pracowników,
• czasowy wzrost produkcji lub sprzedaży,
• reorganizację pracy.

W wyroku z dnia 17.12.1998 r. (sygn. akt I PKN 429/97) Sąd Najwyższy uznał, że uzasadnioną potrzebą pracodawcy może być brak możliwości zatrudnienia pracownika na stanowisku sprzedawcy z powodu odmowy podpisania przez innych pracowników umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Praca musi odpowiadać kwalifikacjom

Warunek zgodności pracy z kwalifikacjami pracownika oznacza, że:

• nie może to być praca wymagająca kwalifikacji wyższych niż posiadane,
• ale również nie powinna być to praca znacząco poniżej kwalifikacji, która prowadziłaby do ich niewykorzystania.

W wyroku z dnia 8.05.1997 r. (sygn. akt I PKN 131/97) Sąd Najwyższy wskazał, że powierzenie technikowi chemikowi pracy niewymagającej kwalifikacji (sprzątanie) narusza art. 42 § 4 Kodeksu pracy, a odmowa jej wykonywania nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 5.07.2018 r. (sygn. akt III APa 22/18) podkreślono, że kierowanie pracownika o wysokich kwalifikacjach do prac najprostszych może stanowić naruszenie jego godności.

Ograniczenie czasowe

Powierzenie innej pracy może trwać maksymalnie trzy miesiące w danym roku kalendarzowym. Okres ten:

• może być podzielony na kilka części,
• może przypadać na przełom dwóch lat (np. październik–marzec), co w praktyce pozwala na wykonywanie innej pracy przez sześć miesięcy łącznie – po trzy miesiące w każdym roku.

Powierzenie pracy na dłuższy okres wymaga zgody pracownika.

Odmowa pracownika i ryzyko sporu

Jeżeli pracownik odmówi wykonania polecenia zgodnego z art. 42 § 4 Kodeksu pracy, a pracodawca rozwiąże z nim umowę w trybie dyscyplinarnym (art. 52 Kodeksu pracy), Sąd Pracy będzie oceniał, czy rzeczywiście istniały uzasadnione potrzeby pracodawcy oraz czy polecenie było zgodne z prawem.

Źródło: Artykuł przygotowany przez naszego partnera kooperacyjnego – kancelarię prawną sdzlegal Schindhelm

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA NARON
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***