Rozliczenie umowy zlecenia lub o dzieło w PKPiR
W jaki sposób możemy udokumentować w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (dalej: PKPiR) koszty poniesione z tytułu rozliczenia umowy zlecenia lub o dzieło i wypłaty wynagrodzenia dla zleceniobiorcy lub wykonawcy? Czy wystarczy nam rachunek w formie elektronicznej czy potrzebujemy dodatkowych ?
Przepisy prawa dot. księgowości w Polsce nie określają wprost, jakim dowodem powinny zostać udokumentowane w PKPiR koszty poniesione z tytułu wynagrodzenia wynikającego z umów cywilnoprawnych: zlecenia lub o dzieło. Na pewno za taki dowód służyć może własnoręcznie podpisany przez zleceniobiorcę (wykonawcę) oryginał rachunku.
Co jednak w przypadku, gdy rachunek został wystawiony elektronicznie i nie posiada podpisu? Wówczas taki koszt – pod pewnymi warunkami – również możemy ująć w PKPiR na podstawie np. wyciągu bankowego, który dokumentuje przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy zleceniodawcy lub wykonawcy. Gdy wynagrodzenie wypłacane jest w gotówce, konieczne jednak będzie potwierdzenie jego otrzymania własnoręcznym podpisem odbiorcy.
Kiedy i gdzie ująć koszt w PKPiR?
Moment ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej wskazuje art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynagrodzenie za wykonane zlecenie lub dzieło stanowi koszt podatkowy w dniu jego wypłaty. W przypadku umowy zlecenia tak samo rozpatrywane są rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez zleceniodawcę. Są one kosztami w momencie dokonywania zapłaty do ZUS. Za koszty uzyskania przychodów nie uważa się zatem wynagrodzenia niewypłaconego lub niewskazanego do dyspozycji wypłaty.
Należy pamiętać również o tym, że w przypadku, gdy dającym zlecenie jest przedsiębiorca, wynagrodzenie zleceniobiorcy lub wykonawcy może być kosztem uzyskania przychodów wyłącznie wtedy, gdy przedmiot umowy pozostaje w związku z jego działalnością oraz służy osiąganiu przez niego przychodów lub przynajmniej zachowaniu albo zabezpieczeniu ich źródła.
Wynagrodzenie w kwocie brutto z tytułu umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło) zleceniodawca lub zlecający dzieło wpisuje do PKPiR w kolumnie 12 „wynagrodzenia w gotówce i w naturze”. Natomiast składki na ubezpieczenia społeczne (w części finansowanej przez zleceniodawcę), powinny być wpisane w kolumnie 13 „pozostałe wydatki”.
Ogólne zasady dokumentacji kosztów w PKPiR
W jaki sposób dokumentować koszty uzyskania przychodów w PKPiR? Ogólne zasady w tym zakresie wskazuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. (Dz. U. poz. 2544). Podstawą mogą być dowody księgowe, m.in. rachunki, faktury, noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych, dokumenty celne a także inne dowody stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zgodnie z jej przebiegiem, zawierające co najmniej:
- określenie wystawcy lub wskazanie stron operacji,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji,
- przedmiot operacji i jego wartość,
- numer umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi,
- podpisy osób uprawnionych do udokumentowania operacji.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
Elżbieta Naron
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix
***
