Podatek u źródła w liczbach – co pokazują statystyki WHT za 2025 rok?

Podatek u źródła w liczbach pokazuje, że WHT nie jest już wyłącznie technicznym obowiązkiem związanym z wypłatami transgranicznymi. Statystyki za 2025 rok potwierdzają, że jest to jeden z najbardziej wrażliwych obszarów rozliczeń podatkowych w Polsce – zarówno pod względem liczby składanych dokumentów, jak i wartości środków, które czasowo pozostają poza dyspozycją przedsiębiorców.

Dane dotyczące wniosków o opinie o stosowaniu preferencji, oświadczeń WH-OSC, zwrotów podatku oraz korekt za wcześniejsze lata pokazują kilka istotnych tendencji. Firmy częściej zabezpieczają rozliczenia z wyprzedzeniem, częściej korzystają z procedur zwrotowych, a jednocześnie porządkują wcześniejsze okresy rozliczeniowe. W praktyce oznacza to, że WHT pozostaje obszarem, który wymaga nie tylko poprawnej kwalifikacji płatności, ale również dobrze udokumentowanego procesu decyzyjnego.

Więcej informacji o samym mechanizmie WHT, płatnościach objętych podatkiem u źródła, obowiązkach płatnika oraz zasadach stosowania preferencji znajduje się w naszym szczegółowym opracowaniu: Podatek u źródła (WHT) 2026 – kompleksowy przewodnik.

---

WHT w 2025 roku – dlaczego dane są ważne dla przedsiębiorców?

Statystyki WHT za 2025 rok są istotne nie tylko dla doradców podatkowych i działów finansowych. Mają bezpośrednie znaczenie dla przedsiębiorców, którzy dokonują płatności na rzecz zagranicznych kontrahentów, spółek powiązanych, udziałowców, pożyczkodawców, licencjodawców lub innych nierezydentów.

W praktyce podatek u źródła może dotyczyć m.in.:

• dywidend,
• odsetek,
• należności licencyjnych,
• wybranych usług niematerialnych,
• określonych płatności realizowanych w ramach grup kapitałowych,
• wybranych transakcji finansowych i właścicielskich z podmiotami zagranicznymi.

Dane za 2025 rok pokazują, że przedsiębiorcy coraz częściej traktują WHT jako obszar wymagający systemowego zarządzania. Nie chodzi już wyłącznie o sprawdzenie certyfikatu rezydencji czy zastosowanie właściwej stawki podatku. Kluczowe znaczenie ma również weryfikacja statusu rzeczywistego właściciela należności, dochowanie należytej staranności, ocena możliwości zastosowania zwolnienia lub obniżonej stawki oraz udokumentowanie całego procesu.

---

782 wnioski o opinie o stosowaniu preferencji – wzrost i efekt cykliczności

W 2025 roku do Lubelskiego Urzędu Skarbowego wpłynęły łącznie 782 wnioski o wydanie opinii o stosowaniu preferencji w podatku u źródła. W tej liczbie znalazło się:

• 629 wniosków płatnika WH-WOP,
• 153 wnioski podatnika WH-WOZ.

To wyraźny wzrost w porównaniu z 2024 rokiem, kiedy złożono 662 wnioski. Jednocześnie liczba ta pozostaje znacząco niższa niż w 2022 roku, czyli pierwszym roku obowiązywania nowych zasad, kiedy do organu wpłynęły 1374 wnioski.

Taka struktura danych może wskazywać na efekt cykliczności. Opinie o stosowaniu preferencji są wydawane na określony czas, co oznacza, że część podatników i płatników w 2025 roku mogła odnawiać ochronę uzyskaną wcześniej, szczególnie w pierwszym okresie obowiązywania nowych przepisów.

Z perspektywy przedsiębiorcy istotne jest to, że opinia o stosowaniu preferencji nadal pozostaje ważnym narzędziem ograniczania ryzyka. Pozwala ona stosować preferencyjne zasady opodatkowania bez konieczności poboru podatku według zasad mechanizmu pay and refund, o ile spełnione są wymagane warunki.

Nie oznacza to jednak automatycznego bezpieczeństwa. Wniosek o opinię wymaga odpowiedniego przygotowania, w tym przedstawienia argumentacji, dokumentów i informacji potwierdzających prawo do preferencji. W przypadku większych grup kapitałowych lub płatności o istotnej wartości kluczowe znaczenie ma również spójność dokumentacji podatkowej, umownej i finansowej.

---

2322 oświadczenia WH-OSC – szybsza ścieżka, większa odpowiedzialność

Jedną z najbardziej widocznych danych za 2025 rok jest liczba oświadczeń WH-OSC. W całym roku złożono ich 2322, wobec 2131 w 2024 roku i 2126 w 2023 roku. Oznacza to, że po okresie względnej stabilizacji nastąpił wyraźniejszy wzrost zainteresowania tą ścieżką zabezpieczenia rozliczeń WHT. Oświadczenie WH-OSC jest rozwiązaniem szybszym niż oczekiwanie na opinię o stosowaniu preferencji. Pozwala płatnikowi nie pobierać podatku albo zastosować preferencyjne zasady opodatkowania, ale wiąże się z istotną odpowiedzialnością po stronie osób podpisujących oświadczenie.

W praktyce oznacza to, że zarząd lub osoby uprawnione do reprezentacji płatnika potwierdzają, że:

• posiadają wymagane dokumenty,
• przeprowadzili wymaganą weryfikację,
• nie mają wiedzy uzasadniającej przypuszczenie, że istnieją okoliczności wykluczające zastosowanie preferencji.

Z biznesowego punktu widzenia wzrost liczby oświadczeń WH-OSC pokazuje, że firmy szukają rozwiązań bardziej elastycznych i szybszych operacyjnie. Jednocześnie nie powinno się traktować tej ścieżki jako prostego formularza administracyjnego. Jeżeli proces weryfikacji nie został przeprowadzony rzetelnie, oświadczenie może zwiększać ryzyko osobiste i podatkowe.

Dlatego w wielu firmach konieczne jest uporządkowanie wewnętrznej procedury WHT: kto inicjuje analizę, kto gromadzi dokumenty, kto ocenia status kontrahenta, kto zatwierdza zastosowanie preferencji i kto odpowiada za archiwizację materiałów na wypadek kontroli.

---

Zwroty WHT: ponad 2,44 mld zł wróciło do podatników

Jednym z najważniejszych wniosków z danych za 2025 rok jest skala zwrotów podatku u źródła. Łącznie, z tytułu WHT, do podatników wróciło ponad 2,44 mld zł.

Na tę kwotę złożyły się dwa główne obszary:

• zwroty w ramach mechanizmu pay and refund,
• nadpłaty stwierdzane w trybie Ordynacji podatkowej.

W 2025 roku w ramach mechanizmu pay and refund wpłynęły 604 wnioski, a łączna kwota przyznanych zwrotów wyniosła nieco ponad 1,13 mld zł. Mechanizm ten dotyczy zasadniczo płatności przekraczających próg 2 mln zł na rzecz jednego podatnika.

Jeszcze większą dynamikę widać w obszarze wniosków o stwierdzenie nadpłaty. W 2025 roku Lubelski Urząd Skarbowy rozpatrzył 4440 spraw, przy 4207 nowo złożonych wnioskach. Kwota stwierdzonych nadpłat wyniosła ponad 1,3 mld zł, podczas gdy w 2024 roku było to około 787 mln zł.

To bardzo ważny sygnał dla przedsiębiorców. Rosnąca wartość zwrotów pokazuje, że firmy częściej decydują się na ostrożniejsze podejście: najpierw pobierają podatek, a następnie dochodzą jego zwrotu. Taki model może ograniczać część ryzyk podatkowych, ale równocześnie wpływa na płynność finansową.

W praktyce podatek pobrany u źródła może oznaczać wielomiesięczne zamrożenie znacznych środków. Dla firm dokonujących regularnych płatności transgranicznych – zwłaszcza w grupach kapitałowych – może to mieć realne znaczenie dla zarządzania finansami, planowania dywidend, finansowania wewnątrzgrupowego lub rozliczeń licencyjnych.

---

Mechanizm pay and refund a płynność finansowa firm

Mechanizm pay and refund ma szczególne znaczenie przy płatnościach o dużej wartości. Jeżeli płatnik nie może zastosować preferencji na etapie wypłaty, pobiera podatek według stawek krajowych, a następnie podatnik lub płatnik może ubiegać się o jego zwrot.

Z punktu widzenia organów podatkowych taki mechanizm wzmacnia kontrolę nad stosowaniem preferencji. Z punktu widzenia przedsiębiorców tworzy jednak istotne obciążenie administracyjne i finansowe.

Firma musi bowiem:

• ustalić, czy dana płatność podlega WHT,
• ocenić, czy przekroczony został próg 2 mln zł,
• przeanalizować możliwość zastosowania zwolnienia lub niższej stawki,
• zgromadzić dokumenty potwierdzające prawo do preferencji,
• przygotować wniosek o zwrot,
• liczyć się z dodatkowymi pytaniami organu,
• uwzględnić czas oczekiwania na rozstrzygnięcie.

Dane za 2025 rok pokazują, że mechanizmy zwrotowe nie są marginalnym elementem systemu. To obszar, w którym obracają się kwoty liczone w miliardach złotych. Dla firm oznacza to konieczność wcześniejszego planowania przepływów pieniężnych oraz uwzględniania WHT w procesach finansowych, a nie dopiero na etapie dokonania płatności.

---

Raportowanie WHT i korekty za wcześniejsze lata – coraz większa rola przeglądów podatkowych

Kolejnym istotnym elementem statystyk za 2025 rok jest wzrost liczby składanych deklaracji CIT-10Z oraz informacji IFT-2R. W samym 2025 roku wpłynęło ponad 16 tysięcy formularzy CIT-10Z, podczas gdy w 2024 roku było to około 14 tysięcy.

Część tego wzrostu można tłumaczyć naturalnym zwiększaniem się liczby podmiotów prowadzących działalność w Polsce. Nie jest to jednak jedyne wyjaśnienie. Dane pokazują również rosnące znaczenie dokumentów odnoszących się do lat wcześniejszych.

To może wskazywać na coraz częstsze przeglądy historycznych rozliczeń WHT. Firmy analizują wcześniejsze płatności, weryfikują dokumentację, oceniają poprawność zastosowanych preferencji i – w razie potrzeby – składają korekty lub dodatkowe formularze.

Taki trend jest logiczny w obecnym otoczeniu podatkowym. WHT należy do obszarów, w których ryzyko nie zawsze ujawnia się w momencie dokonania płatności. Może pojawić się dopiero później, na przykład podczas przeglądu podatkowego, audytu grupowego, due diligence, kontroli organu lub zmiany interpretacji dotyczącej rzeczywistego właściciela należności.

Dlatego przedsiębiorcy powinni traktować WHT nie tylko jako obowiązek bieżący, ale również jako obszar wymagający okresowej weryfikacji. Dotyczy to szczególnie firm, które od lat dokonują podobnych płatności zagranicznych na podstawie powtarzalnych umów.

---

Decyzje odmowne w sprawach WHT a ryzyko kontroli podatkowej

Na pierwszy rzut oka część danych za 2025 rok może sugerować poprawę sytuacji podatników. Liczba odmów wydania opinii o stosowaniu preferencji spadła z 72 w 2024 roku do 24 w 2025 roku. Zmniejszyła się również liczba odmów dotyczących zwrotów podatku w ramach procedury pay and refund – z 34 do 28.

Nie należy jednak interpretować tych danych jako sygnału, że WHT stał się obszarem niskiego ryzyka. Spadek liczby odmów może wynikać z kilku przyczyn. Podatnicy mogli lepiej przygotowywać wnioski, korzystać z bardziej uporządkowanej dokumentacji albo ostrożniej wybierać przypadki, w których decydują się na procedurę. Znaczenie mogły mieć również objaśnienia dotyczące WHT, które dały rynkowi bardziej uporządkowany punkt odniesienia.

Jednocześnie ogólny kierunek działań administracji skarbowej pozostaje selektywny i ukierunkowany na obszary o wysokim potencjale doszacowań. W 2025 roku liczba kontroli celno-skarbowych spadła, ale kwota ustaleń z tych kontroli wzrosła. Oznacza to, że organy typują sprawy bardziej selektywnie, lecz koncentrują się na obszarach, w których potencjalne nieprawidłowości mogą mieć istotną wartość.

WHT dobrze wpisuje się w ten model kontroli. Dotyczy płatności transgranicznych, często wysokokwotowych, powiązań kapitałowych, struktur holdingowych, finansowania grupowego oraz licencji. Są to obszary, w których organy mogą szczegółowo badać ekonomiczne uzasadnienie transakcji, status rzeczywistego właściciela oraz zasadność stosowanych preferencji.

---

Rzeczywisty właściciel należności pozostaje kluczowym punktem analizy

Jednym z najważniejszych zagadnień w praktyce WHT pozostaje status rzeczywistego właściciela należności. Dane za 2025 rok nie zmieniają tego wniosku, ale pokazują jego praktyczne znaczenie.

Weryfikacja rzeczywistego właściciela nie powinna ograniczać się do formalnego oświadczenia kontrahenta. W zależności od okoliczności konieczna może być analiza, czy odbiorca należności:

• otrzymuje płatność dla własnej korzyści,
• nie jest jedynie pośrednikiem,
• prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą,
• ponosi ryzyko ekonomiczne związane z należnością,
• ma odpowiednie zaplecze organizacyjne i decyzyjne,
• nie przekazuje płatności dalej w sposób wskazujący na sztuczną strukturę.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność prowadzenia analizy wykraczającej poza sam certyfikat rezydencji. Certyfikat jest ważnym dokumentem, ale samodzielnie nie przesądza o prawie do preferencji w WHT. Konieczne jest szersze spojrzenie na transakcję, kontrahenta i cel płatności.

W tym obszarze szczególnie istotna jest dokumentacja. Jeżeli po kilku latach organ zakwestionuje preferencję, firma powinna być w stanie wykazać, na jakiej podstawie podjęła decyzję o niepobraniu podatku albo zastosowaniu niższej stawki.

---

Co statystyki za 2025 rok oznaczają dla firm?

Dane za 2025 rok prowadzą do kilku praktycznych wniosków.

Po pierwsze, WHT pozostaje obszarem o dużej wartości finansowej. Kwoty zwrotów przekraczające 2,44 mld zł pokazują, że podatek u źródła ma realny wpływ na płynność przedsiębiorstw.

Po drugie, rośnie znaczenie procedur zabezpieczających. Wzrost liczby opinii o stosowaniu preferencji oraz oświadczeń WH-OSC wskazuje, że firmy coraz częściej szukają formalnych lub proceduralnych sposobów ograniczenia ryzyka.

Po trzecie, przedsiębiorcy coraz częściej wracają do rozliczeń historycznych. Wzrost liczby dokumentów dotyczących wcześniejszych lat może świadczyć o rosnącej skali audytów, korekt i porządkowania wcześniejszych płatności.

Po czwarte, spadek liczby odmów nie oznacza, że ryzyko kontroli maleje. Organy nadal koncentrują się na obszarach o wysokiej wartości i wysokim ryzyku, a WHT należy do tej kategorii.

Po piąte, WHT powinien być analizowany nie tylko przez dział podatkowy. W praktyce wymaga współpracy działu finansowego, księgowości, zarządu, działu prawnego oraz osób odpowiedzialnych za relacje z podmiotami powiązanymi i kontrahentami zagranicznymi.

---

Jak przygotować firmę do rozliczeń WHT w kolejnych latach?

Statystyki za 2025 rok pokazują, że przedsiębiorcy powinni podejść do WHT w sposób procesowy. Największym ryzykiem nie jest wyłącznie błędna stawka podatku, ale brak możliwości wykazania, że firma działała z należytą starannością.

W praktyce warto zweryfikować przede wszystkim:

• jakie rodzaje płatności zagranicznych występują w firmie,
• czy płatności są prawidłowo kwalifikowane na gruncie WHT,
• czy monitorowany jest próg 2 mln zł dla danego podatnika,
• czy firma posiada aktualne certyfikaty rezydencji,
• czy badany jest status rzeczywistego właściciela należności,
• czy istnieje procedura stosowania zwolnień i obniżonych stawek,
• czy decyzje dotyczące WH-OSC są odpowiednio dokumentowane,
• czy wcześniejsze lata rozliczeniowe nie wymagają przeglądu,
• czy dokumentacja jest dostępna i uporządkowana na wypadek kontroli.

Dla firm dokonujących regularnych płatności transgranicznych pomocne może być także przygotowanie wewnętrznej matrycy WHT. Taki dokument pozwala przypisać typy płatności do odpowiednich zasad podatkowych, określić wymagane dokumenty, wskazać osoby odpowiedzialne i ujednolicić sposób postępowania.

---

WHT jako obszar zarządzania ryzykiem podatkowym

WHT coraz rzadziej jest traktowany jako pojedyncza czynność księgowa. W praktyce staje się elementem zarządzania ryzykiem podatkowym w firmie.

Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, które:

• działają w międzynarodowych grupach kapitałowych,
• wypłacają dywidendy za granicę,
• korzystają z finansowania wewnątrzgrupowego,
• płacą odsetki, licencje lub opłaty za usługi niematerialne,
• dokonują płatności do podmiotów holdingowych,
• korzystają z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania,
• stosują zwolnienia wynikające z przepisów unijnych.

W takich przypadkach WHT powinien być uwzględniany już na etapie planowania transakcji, a nie dopiero przy realizacji przelewu. Pozwala to wcześniej ocenić skutki podatkowe, zgromadzić dokumenty i ograniczyć ryzyko późniejszych korekt lub sporów z organami.

W przypadku bardziej złożonych płatności transgranicznych warto rozważyć współpracę z getsix® w zakresie wsparcia dotyczącego podatku u źródła, w szczególności przy analizie obowiązków płatnika, weryfikacji dokumentacji WHT oraz ocenie możliwości zastosowania preferencji podatkowych.

---

Podatek u źródła w liczbach za 2025 rok pokazuje, że WHT pozostaje jednym z najważniejszych obszarów podatkowych dla firm prowadzących transakcje międzynarodowe. Rosnąca liczba oświadczeń WH-OSC, wysoka wartość zwrotów, wzrost znaczenia nadpłat oraz coraz większa liczba dokumentów odnoszących się do wcześniejszych lat wskazują na jedno: przedsiębiorcy coraz aktywniej zarządzają tym obszarem, ale jednocześnie skala ryzyka pozostaje znacząca.

Najważniejszy wniosek dla firm jest praktyczny. WHT wymaga uporządkowanej procedury, aktualnej dokumentacji i okresowej weryfikacji. Samo powtarzanie dotychczasowego sposobu rozliczeń może być niewystarczające, szczególnie gdy płatności dotyczą podmiotów powiązanych, struktur holdingowych, finansowania lub należności licencyjnych.

getsix® wspiera przedsiębiorców w analizie rozliczeń podatku u źródła, przygotowaniu dokumentacji, ocenie prawa do preferencji oraz przeglądzie bieżących i historycznych płatności transgranicznych. Właściwie zaprojektowany proces WHT może ograniczyć ryzyko podatkowe, usprawnić rozliczenia i poprawić bezpieczeństwo decyzji podejmowanych przez zarząd. Skontaktuj się z nami.

***