Customer Invoice Portal – nowe narzędzie wspierające obieg dokumentów w erze KSeF

Sprawny obieg dokumentów ma dziś bezpośredni wpływ na organizację pracy w firmie, terminowość procesów księgowych i jakość współpracy pomiędzy zespołami. Wraz ze zmianami związanymi z KSeF rośnie również znaczenie narzędzi, które nie tylko umożliwiają przekazywanie dokumentów, ale także porządkują cały proces ich obsługi.

Właśnie w tym celu uruchomiony został Customer Invoice Portal – rozwiązanie opracowane przez getsix®, wspierające przekazywanie, przeglądanie, akceptację i kontrolę dokumentów w jednym środowisku. Nowa wersja portalu została przygotowana z myślą o większej przejrzystości procesu, wygodniejszej pracy użytkowników i lepszej organizacji codziennej obsługi dokumentów.

Czym jest Customer Invoice Portal

Customer Invoice Portal to aplikacja stworzona przez getsix®, wspierająca obsługę dokumentów księgowych oraz ich uporządkowany obieg. Portal umożliwia ręczne wgrywanie dokumentów, podgląd przesłanych plików i śledzenie statusów, a w pakiecie Standard również akceptację wybranych dokumentów przed księgowaniem, dodawanie notatek oraz uzupełnianie danych księgowych. System obsługuje pliki w formatach PDF, JPG, PNG, TIFF i XML.

To rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby ograniczyć rozproszenie informacji i ułatwić pracę z dokumentami w jednym miejscu. Zamiast przekazywać dokumenty różnymi kanałami i osobno dopisywać wyjaśnienia, użytkownik może zarządzać dokumentem w środowisku, w którym widoczny jest jego status, podstawowe informacje oraz dodatkowe uwagi potrzebne do dalszej obsługi.

Jak działa portal w praktyce

Dokumenty mogą trafiać do Customer Invoice Portal na dwa sposoby. Pierwszy to ręczne wgrywanie dokumentów przez użytkownika. Drugi to automatyczne pobieranie faktur z KSeF, dostępne w pakiecie Standard. Dzięki temu portal może odpowiadać na potrzeby firm, które oczekują zarówno prostego przekazywania dokumentów, jak i większej automatyzacji procesu.

Po przesłaniu dokument trafia do dalszego przetwarzania. W zależności od jego rodzaju oraz wybranego zakresu funkcji może zostać skierowany do akceptacji albo przekazany dalej do księgowania. Portal umożliwia także śledzenie statusu dokumentu na poszczególnych etapach, co zwiększa przejrzystość procesu i ułatwia kontrolę nad obiegiem dokumentów.

Najważniejsze funkcje Customer Invoice Portal

Nowa wersja portalu wspiera codzienną pracę z dokumentami w sposób bardziej uporządkowany i wygodny. Do najważniejszych funkcji rozwiązania należą:

• ręczne wgrywanie dokumentów,
• automatyczny import faktur z KSeF,
• podgląd dokumentów i ich statusów,
• akceptacja dokumentów przed księgowaniem,
• możliwość dodawania notatek do dokumentów,
• uzupełnianie danych księgowych,
• zarządzanie rolami i uprawnieniami użytkowników,
• pobieranie dokumentów i lepsza kontrola nad ich obiegiem.

W praktyce oznacza to, że portal nie służy wyłącznie do przesłania pliku. Ma on wspierać cały proces pracy z dokumentem – od jego dodania, przez weryfikację i akceptację, aż po dalszą obsługę księgową.

Pakiet Free i Standard – dwa warianty korzystania z Customer Invoice Portal

W ramach współpracy z getsix®, Customer Invoice Portal jest dostępny w dwóch wariantach: Free oraz Standard. Różnią się one zakresem funkcji oraz poziomem automatyzacji procesu obsługi dokumentów.

Pakiet Free jest przeznaczony dla podmiotów przekazujących dokumenty manualnie i obejmuje podstawowe funkcje związane z ich dodawaniem oraz podglądem. W tym wariancie możliwe jest ręczne wgrywanie dokumentów, w tym dokumentów z KSeF, a także dokumentów niepodlegających KSeF. Użytkownik ma również dostęp do podglądu przesłanych plików oraz możliwość dodania notatki przy wgrywaniu dokumentu.

Pakiet Standard obejmuje szerszy zakres funkcji i został przygotowany z myślą o większej automatyzacji oraz lepszej organizacji obiegu dokumentów. W tym wariancie dostępny jest automatyczny import faktur z KSeF, proces akceptacji dokumentów przed księgowaniem, rozszerzone uzupełnianie danych księgowych, role użytkowników i uprawnienia, podgląd oraz pobieranie dokumentów, a także możliwość dodawania notatek.

W praktyce różnica pomiędzy pakietami sprowadza się przede wszystkim do zakresu automatyzacji i kontroli procesu. Pakiet Free wspiera podstawowe przekazywanie dokumentów, natomiast pakiet Standard pozwala lepiej zarządzać obiegiem dokumentów, akceptacją i ich dalszą obsługą.

Korzyści z Customer Invoice Portal dla firm

Uruchomienie Customer Invoice Portal oznacza dla firm przede wszystkim bardziej uporządkowany model pracy z dokumentami. Najważniejsze korzyści to:

• większa przejrzystość procesu – użytkownik widzi, na jakim etapie znajduje się dokument,
• mniej pracy manualnej – część dokumentów może być pobierana automatycznie,
• łatwiejsza komunikacja – notatki i informacje dodatkowe są przypisane bezpośrednio do dokumentu,
• lepsza kontrola nad obiegiem dokumentów – możliwe jest uporządkowanie ról, odpowiedzialności i akceptacji,
• wygodniejsza obsługa różnych typów dokumentów – zarówno tych związanych z KSeF, jak i dokumentów poza tym systemem,
• bardziej spójne środowisko pracy – mniej rozproszonych działań i większa przewidywalność procesu.

To właśnie ten praktyczny wymiar portalu ma największe znaczenie. Customer Invoice Portal wspiera firmy nie tylko w dostosowaniu się do nowych realiów, ale przede wszystkim w lepszej organizacji codziennej pracy z dokumentami.

Customer Invoice Portal a KSeF

KSeF stanowi ważny kontekst zmian w obszarze obiegu dokumentów, dlatego Customer Invoice Portal uwzględnia również obsługę faktur ustrukturyzowanych. W rozszerzonym zakresie rozwiązanie umożliwia integrację z KSeF i automatyczne pobieranie faktur do portalu. To ogranicza liczbę działań wykonywanych ręcznie i wspiera bardziej uporządkowany model dalszej obsługi dokumentów.

Jednocześnie portal nie ogranicza się wyłącznie do dokumentów z KSeF. Obejmuje również dokumenty, które nie podlegają temu systemowi, dzięki czemu firmy mogą pracować w jednym, spójnym środowisku. To ważne z perspektywy organizacyjnej, ponieważ w praktyce obieg dokumentów rzadko dotyczy tylko jednego typu plików.

Bardziej uporządkowany obieg dokumentów w jednym miejscu

Jedną z najważniejszych zalet Customer Invoice Portal jest to, że łączy kilka elementów procesu w jednym narzędziu. Użytkownik może przekazać dokument, sprawdzić jego status, dodać notatkę, uczestniczyć w akceptacji oraz kontrolować dalszy przebieg obsługi. Takie podejście ułatwia organizację pracy i poprawia przejrzystość procesu, szczególnie wtedy, gdy w obieg dokumentów zaangażowanych jest kilka osób lub działów.

W praktyce oznacza to mniej rozproszonych informacji, bardziej przejrzysty przepływ dokumentów i większą wygodę codziennej pracy.

Customer Invoice Portal to rozwiązanie, które wspiera firmy w lepszej organizacji obiegu dokumentów, zwiększa przejrzystość procesu i ułatwia codzienną współpracę przy obsłudze faktur oraz innych dokumentów. Jeśli chcesz sprawdzić, jak to narzędzie może wspierać procesy w Twojej firmie, skontaktuj się z zespołem getsix®.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA NARON
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***