Zakładanie firmy w Polsce – 5 kroków do rozpoczęcia działalności gospodarczej
Zakładanie firmy w Polsce to proces wymagający podjęcia kilku kluczowych decyzji, które wpłyną na dalszy rozwój działalności. Jak prawidłowo wybrać nazwę, adres działalności i formę opodatkowania? Co trzeba zrobić, aby zarejestrować firmę w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) i zgłosić ją do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)? W artykule przedstawimy praktyczne informacje o krokach, które należy podjąć przy zakładaniu działalności gospodarczej w Polsce.
Etapy zakładania firmy w Polsce
Proces zakładania działalności gospodarczej w Polsce opiera się na ściśle określonej kolejności działań, które należy wykonać, aby firma mogła działać legalnie i efektywnie. Pierwszym krokiem jest wybór nazwy, adresu oraz zakresu działalności zgodnie z kodami Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Następnie konieczne jest podjęcie decyzji dotyczącej formy opodatkowania, która wpłynie na sposób prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych. Kolejnym etapem jest wybór odpowiedniej formy księgowości, otwarcie rachunku bankowego dla firmy oraz formalna rejestracja działalności w CEIDG. Po zakończeniu rejestracji niezbędne jest zgłoszenie firmy do ZUS i ustalenie harmonogramu opłacania składek. W dalszej części artykułu znajduje się szczegółowe omówienie każdego z tych kroków.
1. Wybór nazwy, adresu i zakresu działalności
Nazwa działalności w Polsce
Wybór nazwy firmy to ważna decyzja, która pełni nie tylko funkcję identyfikacyjną, ale także marketingową. Nazwa przedsiębiorstwa, niezależnie od jego formy prawnej, powinna jednoznacznie identyfikować firmę na rynku i odzwierciedlać jej profil działalności. W przypadku spółek przepisy w Polsce wymagają stosowania odpowiednich oznaczeń, na przykład dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością – „sp. z o.o.”, natomiast w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych nazwa powinna zawierać imię i nazwisko przedsiębiorcy.
Nazwa firmy powinna być krótka, prosta do zapamiętania i pozytywnie odbierana przez klientów. Podczas określania nazwy przedsiębiorstwa warto również rozważyć, czy będzie ona łatwa do wykorzystania w materiałach reklamowych oraz czy istnieje możliwość zarejestrowania odpowiedniej domeny internetowej.
Adres działalności
Przedsiębiorca w Polsce ma dużą elastyczność co do miejsca prowadzenia działalności – może być to stały punkt usługowy, biuro, lokal coworkingowy, czy nawet prywatne mieszkanie. W przypadku działalności mobilnej, gdzie usługi świadczone są u klienta, możliwe jest prowadzenie działalności bez stałego adresu.
Rejestrując firmę, należy wskazać adres do doręczeń, pod który będą kierowane oficjalne pisma od urzędów, takich jak ZUS czy Urząd Skarbowy. Jeżeli dokumenty księgowe są przechowywane w innym miejscu, np. w biurze rachunkowym, również ten adres powinien zostać zgłoszony. Warto pamiętać, że przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do każdej nieruchomości zgłaszanej jako miejsce prowadzenia działalności – może to być prawo własności, dzierżawa, najem lub użyczenie.
Zakres działalności
Podczas rejestracji firmy w Polsce przedsiębiorca musi wybrać odpowiedni kod PKD, który najlepiej odzwierciedla profil jego działalności. Kod PKD jest istotny nie tylko z punktu widzenia statystyki publicznej, ale również wpływa na kwestie podatkowe, takie jak obowiązek rejestracji VAT czy korzystanie z kasy fiskalnej. Należy wskazać kod główny, który odpowiada głównemu obszarowi działalności, oraz ewentualnie kody dodatkowe, jeśli firma prowadzi także inne, poboczne działania.
Warto pamiętać, że przedsiębiorca może zgłosić wiele kodów PKD, nawet jeśli obecnie nie realizuje wszystkich wskazanych działań. Może to być korzystne, jeśli w przyszłości planowany jest rozwój firmy w nowych kierunkach. Zgłoszenie „pustych” kodów PKD nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji ani obowiązku ich wykreślenia.
Jednakże, nie należy doprowadzić do sytuacji odwrotnej – sprzedaży towaru lub usługi bez uprzedniego zgłoszenia odpowiedniego kodu PKD. W takim przypadku konieczna będzie aktualizacja wniosku, co może wiązać się z dodatkowymi formalnościami.
Kody PKD można wyszukiwać za pomocą rządowej wyszukiwarki dostępnej na portalu Biznes.gov.pl: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/szukaj-pkd.
2. Wybór formy opodatkowania
Wybór formy opodatkowania w Polsce należy do przedsiębiorcy, który powinien uwzględnić nie tylko aspekty finansowe, ale również charakter swojej działalności oraz przewidywany poziom dochodów. Nowi przedsiębiorcy w Polsce mają do wyboru trzy formy opodatkowania:
- Skala podatkowa (zasady ogólne) – jest to najczęściej wybierana forma opodatkowania. Stawki wynoszą 12% do kwoty 120 tys. zł rocznego dochodu oraz 32% od nadwyżki. Stosuje się ją do dochodów uzyskanych zarówno z działalności gospodarczej, jak i z innych źródeł, takich jak umowy cywilnoprawne, czy świadczenia z ZUS (np. renty, emerytury). Dodatkowo, w ramach skali podatkowej przysługuje kwota wolna od podatku, wynosząca 30 tys. zł.
- Podatek liniowy – przedsiębiorcy, którzy wybiorą tę formę opodatkowania, płacą stałą stawkę podatku dochodowego wynoszącą 19%. Jest to opcja korzystna dla osób, które osiągają wyższe dochody, gdyż podatek nie rośnie w zależności od wysokości dochodów. Jednakże, w przeciwieństwie do skali podatkowej, nie przysługuje kwota wolna od podatku.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – ta forma opodatkowania polega na płaceniu podatku od przychodu, a nie dochodu. Przedsiębiorca nie musi prowadzić pełnej księgowości, a stawki podatkowe zależą od rodzaju działalności oraz kodu PKD. Wybór tej formy jest ograniczony rodzajem działalności, ponieważ nie wszystkie firmy mogą skorzystać z ryczałtu.
Wybór formy opodatkowania jest kluczowy dla przedsiębiorcy, ponieważ wpływa na sposób prowadzenia księgowości, wysokość obciążeń podatkowych oraz możliwość skorzystania z różnych ulg podatkowych.
3. Ustalenie formy księgowości i otwarcie rachunku bankowego
Metoda prowadzenia księgowości
Każdy przedsiębiorca w Polsce jest zobowiązany do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji rachunkowej, która obejmuje faktury, rachunki oraz ewidencje. W zależności od wybranej formy opodatkowania, przedsiębiorcy mogą stosować różne metody prowadzenia księgowości.
Do wyboru są dwie główne formy księgowości:
- Uproszczona – obejmuje prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) lub ewidencji przychodów w przypadku ryczałtu.
- Pełna – opiera się na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, które są bardziej rozbudowane i wymagają dokładniejszego dokumentowania operacji finansowych.
Firmy mogą samodzielnie prowadzić księgowość lub skorzystać z usług zewnętrznych biur rachunkowych. Współpraca z profesjonalistami pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów w rozliczeniach. getsix® oferuje kompleksowe usługi księgowe, rachunkowe oraz kadrowo-płacowe, szczególnie dedykowane średnim i dużym przedsiębiorstwom, pomagając w optymalizacji podatkowej oraz bieżącym dostosowywaniu się do zmian w przepisach prawnych. Zapraszamy do kontaktu.
Rachunek bankowy
Każdy przedsiębiorca w Polsce musi posiadać rachunek bankowy, który będzie wykorzystywany do transakcji związanych z działalnością gospodarczą. Może to być zarówno rachunek firmowy, jak i prywatny, pod warunkiem, że jest on jednoosobowy. Jednak w praktyce, dla uproszczenia rozliczeń i spełniania wymogów prawnych, zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na konto firmowe.
Rachunek firmowy jest niezbędny do przeprowadzania transakcji, których wartość przekracza 15 tys. zł, ponieważ płatności gotówkowe powyżej tej kwoty są zabronione w transakcjach między przedsiębiorcami. Ponadto, konta firmowe są wymagane do rozliczeń podatkowych i ZUS-owskich, a także do stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment). Firmy, które są podatnikami VAT, muszą również posiadać konto firmowe, aby być wpisane na Białą Listę podatników VAT.
4. Rejestracja działalności w CEIDG
Aby rozpocząć działalność gospodarczą w Polsce, przedsiębiorca musi ją zarejestrować w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Można to zrobić przez Internet, w urzędzie lub wysyłając formularz pocztą.
Rejestracja odbywa się na formularzu CEIDG-1, który zawiera podstawowe dane o firmie, takie jak jej nazwa, adres i rodzaj działalności. Rejestracja jest bezpłatna i dotyczy przede wszystkim jednoosobowych działalności gospodarczych oraz wspólników spółek cywilnych.
Dla spółek osobowych i kapitałowych w Polsce wymagany jest wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Istnieje także możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej, jeśli miesięczne przychody nie przekraczają połowy minimalnego wynagrodzenia.
5. Zgłoszenie działalności do ZUS i składki
Przedsiębiorca ma 7 dni na zgłoszenie działalności do ZUS-u od momentu rejestracji firmy w CEIDG. Zgłoszenie do ZUS-u można zrobić już podczas wypełniania formularza CEIDG-1, co ułatwia załatwienie tych formalności jednocześnie z rejestracją działalności.
Każdy przedsiębiorca w Polsce, który rozpoczyna działalność gospodarczą, musi płacić składki na ZUS. Są to składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe), ubezpieczenie zdrowotne oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
Nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z kilku ulg, które pozwalają na obniżenie kosztów ZUS. Jeśli firma dopiero zaczyna działalność, można skorzystać z ulgi na start. Oznacza to, że przez pierwsze 6 miesięcy przedsiębiorca nie musi opłacać składek na ubezpieczenia społeczne, a płaci tylko składki na ubezpieczenie zdrowotne. To zmniejsza miesięczne koszty prowadzenia działalności.
Po upływie 6 miesięcy możliwe jest skorzystanie z kolejnej ulgi – preferencyjnych składek ZUS, które są niższe przez kolejne 24 miesiące. Jeśli przedsiębiorca nie spełnia warunków do ulg, musi płacić składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy, która wynosi co najmniej 60% przeciętnego wynagrodzenia. Należy pamiętać, że ulgi ZUS dotyczą tylko przedsiębiorcy i nie obejmują pracowników zatrudnionych w firmie.
Podsumowanie
Zakładając firmę w Polsce, warto zaplanować każdy etap procesu, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji. Najważniejsze kroki obejmują wybór odpowiedniej nazwy i adresu działalności, decyzję o formie opodatkowania i metodzie księgowości, a także zarejestrowanie firmy w CEIDG oraz zgłoszenie jej do ZUS. Na każdym etapie pojawiają się decyzje mające wpływ na późniejsze obowiązki i koszty prowadzenia działalności. Dobrze zaplanowane rozpoczęcie działalności może ułatwić codzienne zarządzanie firmą oraz pozwolić na skupienie się na rozwoju biznesu, zamiast na formalnościach.
Aby dowiedzieć się, jak uzyskać wsparcie przy rejestracji firmy w Polsce, warto zapoznać się z naszą ofertą: Rejestracja przedsiębiorstwa.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA NARON
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix
***
