Krajowy System e-Faktur – nowy projekt regulacji i etapy wdrożenia KSeF
Ministerstwo Finansów podjęło kroki w kierunku wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i opublikowało projekt nowelizacji, który uwzględnia liczne postulaty przedsiębiorców. Konsultacje społeczne i analizy techniczne wykazały potrzebę dalszego usprawnienia systemu, co doprowadziło do przesunięcia terminów oraz wprowadzenia licznych ułatwień. Nowe rozwiązania są dostosowane do różnych potrzeb, w tym m.in. sektora przedsiębiorstw, Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST), a także mikroprzedsiębiorców.
Kluczowe terminy i etapy wdrożenia obowiązkowego KSeF
Według nowego projektu wdrożenie KSeF będzie przebiegać etapami, co pozwoli przedsiębiorcom na stopniowe dostosowanie się do nowych przepisów. Terminy obowiązkowego korzystania z KSeF przedstawiają się następująco:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w systemie KSeF dla firm, których roczna sprzedaż (łącznie z VAT) w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, w tym mniejszych firm.
Ułatwienia dla przedsiębiorców – odpowiedzi na zgłaszane postulaty
Projekt nowelizacji uwzględnia szereg rozwiązań, które mają na celu ułatwić wdrożenie i użytkowanie KSeF. Wśród kluczowych propozycji znalazły się:
- Opcjonalne e-faktury dla konsumentów – Umożliwienie firmom wystawiania e-faktur na rzecz konsumentów będzie dobrowolne.
- Faktury z załącznikami – Przedsiębiorcy ze wszystkich branż będą mogli przesyłać do KSeF faktury wraz z załącznikami, co wcześniej było ograniczone.
- Odroczenia niektórych wymagań do 31 lipca 2026 r. – Przepisy przewidują dodatkowe pół roku na wdrożenie takich wymagań, jak podawanie numeru KSeF ID w płatnościach oraz wydłużenie możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących.
- Tryb offline do końca 2026 r. – Firmy, które napotkają trudności w wystawianiu faktur w systemie, będą mogły korzystać z trybu „offline”, co oznacza ustrukturyzowane faktury poza KSeF.
- Okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców – Od kwietnia do końca września 2026 r. mikroprzedsiębiorcy cyfrowo wykluczeni będą zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur na niskie kwoty (do 450 zł za fakturę i do 10 tys. zł miesięcznie łącznej wartości sprzedaży).
- Doregulowanie statusu nabywcy – Przedsiębiorcy będą mogli samoidentyfikować się za pomocą numeru NIP, co uprości procesy ewidencyjne.
- Obowiązek podawania numeru NIP jednostki podlegającej JST – Na fakturach będzie wymagane wskazanie numeru NIP jednostki podległej JST, co zwiększy transparentność transakcji.
Uproszczona struktura logiczna e-faktur i nowa rola „pracownika”
Projekt nowelizacji uwzględnia również zmiany w strukturze logicznej e-faktur. Ministerstwo przedstawiło nową strukturę FA(3) i FA_RR(1), które uwzględniają m.in. zasady wskazywania terminu płatności oraz konieczność oznaczenia JST, aby zapewnić dostęp do faktur dla jednostek samorządowych. Nowa rola „pracownik” pozwoli firmom bardziej elastycznie zarządzać procesem e-fakturowania. Dostosowanie struktur logicznych zostało opracowane we współpracy z przedsiębiorcami i przedstawicielami branży księgowej, a pełne wdrożenie nowych rozwiązań strukturalnych nastąpi przed wejściem obowiązkowego KSeF.
Konsultacje z przedsiębiorcami
Ministerstwo Finansów przeprowadziło szerokie konsultacje społeczne, w których wzięło udział blisko 10 tys. przedstawicieli przedsiębiorstw. Proces konsultacji uwzględniał różne perspektywy, a zgłoszone postulaty wpłynęły na kształt finalnego projektu. Uwagi do projektu można składać jeszcze do 19 listopada 2024 r. (dla rozwiązań prawnych) i do 22 listopada 2024 r. (dla rozwiązań biznesowych).
Podsumowanie
Nowelizacja przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur to istotny krok w kierunku modernizacji i cyfryzacji obrotu gospodarczego. Przesunięcie terminów oraz wprowadzenie licznych ułatwień mają na celu wspieranie przedsiębiorców i umożliwienie płynnego przejścia na e-fakturowanie. Wprowadzenie nowego trybu offline, elastyczność dla mikroprzedsiębiorców oraz uproszczone struktury logiczne sprawiają, że KSeF będzie bardziej dostępny i przyjazny dla użytkowników. W wyniku konsultacji społecznych system KSeF stanie się narzędziem bardziej dopasowanym do realiów rynkowych, co powinno przyczynić się do efektywnego wdrożenia nowego standardu w polskiej gospodarce.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA NARON
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix
***
