KSeF a faktury dla zagranicznych podmiotów oraz faktury w walucie obcej
Rozpoczynając od lipca 2024 r. dla podatników czynnych, a od stycznia 2025 r. dla wszystkich polskich przedsiębiorców, będzie wymagane korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wpłynie to na sposób dokumentowania transakcji zarówno z krajowymi, jak i zagranicznymi kontrahentami. Z uwagi na kompleksowość fakturowania podmiotów spoza Polski oraz faktur w innych walutach niż PLN, konieczne jest przeanalizowanie, kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe, a kiedy opcjonalne.
Zgodnie z przepisami wprowadzającymi Krajowy System e-Faktur (KSeF), wszyscy podatnicy mający swoją siedzibę na terenie Polski oraz wystawiający dokumenty księgowe zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług zostaną objęci obowiązkiem korzystania z nowego systemu. W rezultacie faktury ustrukturyzowane będą stanowiły narzędzie potwierdzające transakcje prowadzone w Polsce nie tylko przez krajowe przedsiębiorstwa, lecz również przez podmioty zagraniczne oraz międzynarodowe organizacje prowadzące działalność gospodarczą na terenie Polski.
Faktury od podmiotów zagranicznych
Zastosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obowiązuje wyłącznie polskich przedsiębiorców, co oznacza, że kontrahenci spoza Polski nie są zobowiązani do korzystania z faktur ustrukturyzowanych. W przypadku otrzymania faktury od zagranicznego dostawcy, nie będzie ona dostępna w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, i zgodnie z wytycznymi ministerstwa, nie ma konieczności wprowadzania jej do systemu.
Faktury dla podmiotów zagranicznych
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku faktur wystawianych dla zagranicznych podmiotów. Odbiorca spoza Polski, jako zagraniczny kontrahent, nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce i tym samym nie ma dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza, że nie pobierze faktury wystawionej przez ten system.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podmiotom zagranicznym również należy wystawić fakturę w KSeF. A następnie należy przekazać fakturę odbiorcy poza Krajowym Systemem e-Faktur w sposób uzgodniony z danym kontrahentem, np. w formie papierowej lub za pomocą wiadomości e-mail.
Taką fakturę ustrukturyzowaną należy oznaczyć kodem QR, który umożliwia dostęp do tej faktury w KSeF i weryfikację zawartych w niej danych. Dzięki temu faktura zachowa format ustrukturyzowany, a zagraniczni kontrahenci otrzymają faktury w formie zwizualizowanej, podobnej do tej wystawionej za pomocą programu finansowo-księgowego.
Zagraniczne firmy działające w Polsce
Podatnicy zagraniczni, posiadający w Polsce w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT, są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zagraniczna jednostka, posiadająca polski numer identyfikacyjny NIP, może operować samodzielnie lub poprzez pełnomocnika.
W takiej sytuacji, konieczne jest złożenie przez ten podmiot zawiadomienia ZAW-FA, w którym określa osobę fizyczną do pełnienia roli pełnomocnika w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W ramach tego zawiadomienia, podmiot wyznacza osobę do zarządzania uprawnieniami, wystawiania faktur w imieniu przedsiębiorstwa, uzyskiwania uprawnień, a także uzyskiwania dostępu do faktur elektronicznych.
Faktury krajowe wystawiane w walucie obcej
Ważnym aspektem związanym z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) jest kwestia wystawiania faktur w walucie obcej, gdy odbiorcą jest krajowy podmiot.
Podczas wypełniania faktury, która ma być wystawiona w walucie obcej, należy zwrócić uwagę na obowiązkowe pole KodWaluty, które zawsze musi być uzupełnione, niezależnie od waluty, w jakiej faktura jest wystawiana. W przypadku faktury w polskiej walucie konieczne jest podanie trzyliterowego kodu waluty PLN. W przypadku faktury w innej walucie, należy wprowadzić kod waluty zgodny z klasyfikacją ISO-4217, np. EUR, USD, a także uzupełnić pole KursWaluty.
Na fakturze wystawionej w walucie obcej jedynie kwota podatku w polu P_14_xW przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT:
Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dowiesz się na naszej stronie: Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA NARON
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix
***
